Compliance

Selbstverständlicher Bestandteil der Führungs- und Unternehmenskultur

Ethische Grundlage für Compliance bei Zeppelin ist die Überzeugung, dass soziales Verantwortungs­bewusstsein, Rechtstreue und integres Verhalten den Unternehmenserfolg nachhaltig sichern. Die Einhaltung von Rechtsvorschriften, behördlichen Auflagen und unternehmensinternen Richtlinien ist selbstverständlicher Bestandteil der Führungs- und Unternehmenskultur bei Zeppelin.

Der Zeppelin Konzern hat im Rahmen seines Compliance-Management-Systems verschiedene Prozesse eingerichtet, um Compliance-Verstöße präventiv zu verhindern, zumindest aufzudecken und Abhilfe zu schaffen. Interne Regeln und Richtlinien geben Management und Belegschaft klare Vorgaben an die Hand und erläutern die hinter dem Compliance-Programm stehenden ethischen wie rechtlichen Beweggründe.

Der Zeppelin Verhaltenskodex für Business-Ethik und Compliance beschreibt diese grundlegenden Prinzipien des unternehmerischen Verhaltens – innerhalb des Konzerns, aber auch in Beziehung zu seinen Partnern und der Öffentlichkeit. Im Zusammenhang mit den Partnern von Zeppelin, das heißt Lieferanten, Dienstleistern und Nachunternehmern, hat Zeppelin seine Erwartungen im Verhaltenskodex für Lieferanten beschrieben und zugleich als Grundlage für die Zusammenarbeit festgelegt. Bei allen Geschäftsaktivitäten und -beziehungen ist Integrität ein unumstößlicher Unternehmenswert.

Jede Form von Korruption, Bestechung, Erpressung oder Veruntreuung im Geschäftsverkehr oder die Verletzung von Exportkontrollvorschriften und Sanktionen werden abgelehnt. Der Umfang der Compliance-Anforderungen und eine korrekte Verhaltensweise, um diesen zu entsprechen, werden allen Mitarbeitenden anhand von Informationen und in Schulungen nähergebracht. Angesprochen werden nicht nur einzuhaltende Regeln, sondern die früh­zeitige Identifikation von Risiken und Verstößen sowie die Abgabe von Hinweisen, um mögliche Missstände abstellen zu können.

Die interne Compliance-Organisation stellt sicher, dass das Compliance-Management-System konzernweit abgestimmt ist und in allen Gesellschaften Ansprechpartnern zu Verfügung stehen, an die sich die Mitarbeitende vertrauensvoll wenden können. Eine gesonderte E-Mail-Adresse für Fragen und Hinweise im Zusammenhang mit Compliance ist ebenfalls vorhanden.

Außerdem steht ein Online-Hinweisgebersystem zur Verfügung, über das Meldungen in sämtlichen für den Zeppelin Konzern und seine Geschäftspartner relevanten Sprachen eingereicht werden können. Das System bietet die Möglichkeit, sich anonym und vertraulich an den Zeppelin Konzern zu wenden. Für die Bereitstellung dieses Meldesystems arbeitet Zeppelin mit einem externen Partner zusammen, der das System ständig aktualisiert, um die Gesetze und Anforderungen der weltweiten Hinweisgeber-Berichterstattung abzubilden. Das System ist konform mit der Datenschutzgrundverordnung, auditiert und nach ISO 27001 zertifiziert.

Externe Ombudsleute sind in ausgewählten Ländern, in denen Zeppelin geschäftlich aktiv ist, bestellt. Über sie ist es möglich, sich vertraulich mit Fragen zum Thema Compliance und insbesondere zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien an eine neutrale und ausgebildete Vertrauensperson zu wenden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Kontaktaufnahme direkt über den verantwortlichen Chief Compliance Officer (CCO) und die Mitarbeitenden der Compliance-Organisation. Sämtliche Wege der Kontaktaufnahmen stehen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und sonstigen Dritten gleichermaßen zur Verfügung.

Fortschritte im Bereich Compliance

Ein Ziel im Bereich Compliance ist die Aufrechterhaltung einer Unternehmenskultur, in der die Einhaltung rechtlicher und ethischer Verpflichtungen eine Selbstverständlichkeit ist. Durch eine gezielte Information und regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden und Führungskräfte sollen Compliance-Verstöße weitgehend vermieden werden.

Sämtliche Meldungen wurden unverzüglich geprüft, bestätigte Compliance-Verstöße wurden von der Compliance-Organisation in Kooperation mit den betroffenen Fachbereichen, das heißt der Revision und der Rechtsabteilung, bearbeitet und im Wesentlichen korrigiert³. Bisher nicht behobene Verstöße aus dem Jahr 2022 befinden sich noch in Bearbeitung. Bei einem Großteil der bei Zeppelin aufgedeckten Verstöße handelte es sich um Vorfälle aus den Bereichen Betrug und Exportkontrollrecht. Sie wurden entweder über Hinweise gemeldet oder sind aufgrund bestehender interner Kontrollen des Compliance-Management-Systems aufgedeckt worden. Alle Fälle haben sich innerhalb des Zeppelin Konzerns zugetragen und bezogen keine Drittparteien mit ein. Sie hatten keine negative Auswirkung auf die wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens bzw. führt zu keinen wesentlichen Anpassungsbedarfen im Hinblick auf Prozesse oder Regeln. In den letzten Jahren wurden keine Fälle von Nichteinhaltung der Gesetze bekannt, die die Ver­hängung von Bußgeldern, Strafen oder Verfall zur Folge hatten⁴. In den nächsten Jahren sollen eine bestmögliche Transparenz im Compliance Reporting geschaffen und Compliance-Verstöße weiter vermieden werden.

Eine entsprechende Compliance-Unternehmenskultur kann sich nur entwickeln, wenn alle Mitarbeitende das notwendige Wissen haben und das erforderliche sowie angemessene Bewusstsein für Compliance entwickeln können. Mit Schulungen informiert Zeppelin regelmäßig seine Mitarbeitenden über Heraus­forderungen und Risiken der Compliance und zeigt, wie man sich im Einklang mit Zeppelins Werten verhält. Ziel ist es, dass der Anteil der Mitarbeitenden mit gültiger Compliance Schulung über einen rollierenden Zeitraum von vier Jahren größer als 80 % ist.

Das Compliance-Schulungskonzept bei Zeppelin besteht aus Workshops für Management und Mit­arbeitende, in denen die Herausforderungen von Compliance in der Managementverantwortung und das Wertverständnis innerhalb der Zeppelin Unternehmenskultur vermittelt werden. In ergänzenden E-Learning-Programmen werden Compliance-Basiswissen und wesentliche Aussagen des Zeppelin Verhaltenskodex für Business-Ethik und Compliance für sämtliche Mitarbeitende (Basisschulung) und Grundlagen der Korruptionsprävention für besonders risikonahe Mitarbeitende, zum Beispiel im Einkauf und Vertrieb, geschult.

Seit dem Jahr 2021 müssen alle Mitarbeitende das Trainingsmodul „Compliance Basics“ absolvieren. Das Modul klärt über korrektes Verhalten, Korruptionsprävention, Kartellrecht und weitere Themen auf. Dieses Modul ist ein Pflichtprogramm. Ab dem Jahr 2023 wird ein weiteres Modul zum „Umgang mit Geschäftspartnern“ zur Verfügung stehen. Das Modul fokussiert sich auf Korruptionsprävention für Einkauf, Vertrieb und Marketing, Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Exportkontrolle sowie Umgang mit Embargos und richtet sich an ausgewählte risikonahe Mitarbeitendengruppen.

Seit der Einführung des neuen E-Learning-Systems arbeitet Zeppelin fortlaufend an der weiteren Verbesserung der Teilnahmequote und setzt hierzu geeignete Maßnahmen um, die unter anderem im nächsten Abschnitt vorgestellt werden.

Umgesetzte Maßnahmen im Jahr 2022 aus dem Bereich Compliance

Ziel der Compliance-Organisation ist es, das neu eingeführte E-Learning – als einfachen Einstieg in die Compliance – möglichst vielen Mitarbeitenden zur Verfügung zu stellen. Darum wurde darauf geachtet, ein Lernprogramm mit einer vielfältigen Sprachauswahl anzubieten. Beide E-Learning-Module sind in den unternehmensweiten Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Slowakisch, Tschechisch und Ukrainisch verfügbar. Seit 2022 ist das Modul auch in Mandarin-Chinesisch aufrufbar. Zusätzlich sind die Trainingsmodule in einem responsiven Design verfügbar und somit auf allen mobilen Geräten abspielbar.