G1 Unternehmens­führung

Bezüglich der Rolle der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane sowie des Verfahrens zur Ermittlung und Bewertung von wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen in Bezug zur Unternehmensführung wird auf die Angaben in ESRS 2 verwiesen.

Management der Auswirkungen, Risiken und Chancen

Unternehmenskultur und Konzepte für die Unternehmensführung

Ethische Grundlage für Compliance bei Zeppelin ist die Überzeugung, dass soziales Verantwortungsbewusstsein, Rechtstreue und integres Verhalten den Unternehmenserfolg nachhaltig sichern. Die Einhaltung von Rechtsvorschriften, behördlichen Auflagen und unternehmensinternen Richtlinien ist selbstverständlicher Bestandteil der Führungs- und Unternehmenskultur bei Zeppelin. Der Zeppelin Konzern hat im Rahmen seines Compliance-Managementsystems verschiedene Prozesse eingerichtet, um Compliance-Verstöße präventiv zu verhindern oder alternativ zumindest aufzudecken und Abhilfe zu schaffen. Interne Regeln und Richtlinien geben Management sowie Belegschaft klare Vorgaben an die Hand und erläutern die hinter dem Compliance-Programm stehenden ethischen wie rechtlichen Beweggründe. Der Zeppelin Verhaltenskodex für Business-Ethik und Compliance beschreibt diese grundlegenden Prinzipien des unternehmerischen Verhaltens – innerhalb des Konzerns, aber auch hinsichtlich der Beziehung zu seinen Partnern und der Öffentlichkeit.

Im Zusammenhang mit den Partnern von Zeppelin, d. h. Lieferanten, Dienstleistern und Nachunternehmern, hat Zeppelin seine Erwartungen im Verhaltenskodex für Lieferanten beschrieben und zugleich als Grundlage für die Zusammenarbeit festgelegt. Bei allen Geschäftsaktivitäten und -beziehungen ist Integrität ein unumstößlicher Unternehmenswert.

Zentrales Regelwerk im Bereich Compliance ist die Konzernrichtlinie „Compliance“. Diese gilt für den gesamten Zeppelin Konzern inklusive der nicht konsolidierten Tochtergesellschaften und Mehrheitsbeteiligungen im In- und Ausland. Die Richtlinie gibt den Rahmen für die Compliance-Organisation und deren Verantwortlichkeiten im Zeppelin Konzern vor. Sie ist in korrespondierende Anweisungen bzw. Richtlinien der Konzerngesellschaften umzusetzen und regelt die Aufgaben und die Struktur der Compliance-Organisation des Zeppelin Konzerns. Es ist Aufgabe der Konzernleitung, sicherzustellen, dass der Zeppelin Konzern und die in ihm tätigen Organe und Mitarbeitenden dieser Verpflichtung jederzeit nachkommen können. Die Konzernrichtlinie „Compliance“ ergreift diejenigen Maßnahmen, die zur Erfüllung dieser Aufgabe organisatorisch geboten, d. h. geeignet, erforderlich und zumutbar sind, und kommuniziert die Anforderungen an die Mitarbeitenden. Der Chief Compliance Officer berichtet quartalsweise an die Geschäftsführung des Zeppelin Konzerns sowie den Aufsichtsrat zu den aktuellen Zahlen und Compliance-Themen.

Darüber hinaus gibt es mit der Konzernrichtlinie „Hinweisgeberschutz“ sowie der Konzernrichtlinie zum Umgang mit Geschenken und Einladungen („Zuwendungsrichtlinie“) zwei weitere, wesentliche Richtlinien:

• Die Konzernrichtlinie „Hinweisgeberschutz“ regelt die Abgabe von Hinweisen zu Compliance-Verstößen und gilt konzernweit für alle Gesellschaften, an denen die Zeppelin GmbH direkt oder indirekt eine Beteiligung von mindestens 50 % hält („Konzerngesellschaften“). Inhaltlich richtet sie sich nach der EU-Whistleblower-Richtlinie sowie den daraus abgeleiteten Gesetzen der EU-Mitgliedsstaaten. Die Geschäftsführungen der Konzerngesellschaften sind dafür verantwortlich, die Regelungen der Richtlinie in ihren Konzerngesellschaften umzusetzen, sie gegenüber den Mitarbeitenden zu kommunizieren und die Einhaltung zu überwachen. Der Aufsichtsrat ist für die Überwachung, Beratung und Prüfung der Konzerngeschäftsführung auch im Hinblick auf diese Aktivitäten verantwortlich. Der Chief Compliance Officer berichtet daher quartalsweise zu den aktuellen Hinweisen und Compliance-Fällen an die Konzerngeschäftsführung sowie den Aufsichtsrat.

• Die Konzernrichtlinie zum Umgang mit Geschenken und Einladungen gilt ebenfalls konzernweit für alle Gesellschaften, an denen die Zeppelin GmbH direkt oder indirekt eine Beteiligung von mindestens 50 % hält („Konzerngesellschaften“). Die Geschäftsführungen der Konzerngesellschaften sind dafür verantwortlich, die Regelungen der Richtlinie in ihren Konzerngesellschaften umzusetzen, sie gegenüber den Mitarbeitenden zu kommunizieren und die Einhaltung zu überwachen. Der Aufsichtsrat ist für die Überwachung, Beratung und Prüfung der Konzerngeschäftsführung auch im Hinblick auf diese Aktivitäten verantwortlich. Inhaltlich regelt diese Konzernrichtlinie die Behandlung von Zuwendungen von Geschäftspartnern an Zeppelin Mitarbeitende sowie von Zeppelin an seine Geschäftspartner und Kunden. Sie gibt einen verbindlichen Rahmen und Hilfestellung für den rechtssicheren Umgang mit Zuwendungen. Damit dient die Richtlinie zugleich auch der Vorbeugung von Wirtschaftskriminalität, insbesondere von Korruption und Bestechung. Sie schützt unsere Mitarbeitenden und das Unternehmen vor einer damit möglicherweise einhergehenden Haftung.

Verhinderung und Aufdeckung von Korruption und Bestechung

Jede Form von Korruption, Bestechung, Erpressung oder Veruntreuung im Geschäftsverkehr oder der Verletzung von Exportkontrollvorschriften und Sanktionen wird abgelehnt. Der Umfang der Compliance-Anforderungen und eine korrekte Verhaltensweise, um diesen zu entsprechen, werden allen Mitarbeitenden anhand von Informationen und in Schulungen nähergebracht. Angesprochen werden nicht nur einzuhaltende Regeln, sondern auch die frühzeitige Identifikation von Risiken und Verstößen sowie die Abgabe von Hinweisen, um mögliche Missstände abstellen zu können. Der Zeppelin Konzern ist bestrebt, potenzielle oder gemeldete Compliance-Verstöße unabhängig, objektiv, zeitnah und entsprechend den intern definierten Vorgaben zu untersuchen. Die Compliance-Organisation und die an den Ermittlungen beteiligten Personen sind unabhängig von den vorhandenen operativen Organisations- und Führungsstrukturen innerhalb des Konzerns und seinen Strategischen Geschäftseinheiten, um eine unabhängige und sachliche Bewertung vornehmen zu können.

Im Rahmen der doppelten Wesentlichkeitsanalyse wurden im Bereich Governance finanzielle Risiken aufgrund von Korruptions- und Bestechungsfällen als signifikant eingestuft, da hohe Bußgelder und Strafzahlungen bei Compliance-Verstößen entstehen können. Um diesem Risiko entgegenzuwirken, hat der Zeppelin Konzern eine Compliance-Organisation, -Prozesse sowie die genannten Richtlinien fest im Unternehmen verankert.

Die interne Compliance-Organisation stellt sicher, dass das Compliance-Managementsystem konzernweit abgestimmt ist und in allen Gesellschaften Ansprechpartner zur Verfügung stehen, an die sich die Mitarbeitenden vertrauensvoll wenden können. Eine gesonderte E-Mail-Adresse für Fragen und Hinweise im Zusammenhang mit Compliance ist ebenfalls vorhanden. Außerdem steht ein Online-Hinweisgebersystem zur Verfügung, über das Meldungen in sämtlichen für den Zeppelin Konzern und seine Geschäftspartner relevanten Sprachen eingereicht werden können. Das System bietet die Möglichkeit, sich anonym und vertraulich an den Zeppelin Konzern zu wenden. Für die Bereitstellung dieses Meldesystems arbeitet Zeppelin mit einem externen Partner zusammen, der das System ständig aktualisiert, um die Gesetze und Anforderungen der weltweiten Hinweisgeber-Berichterstattung abzubilden. Das System ist konform mit der Datenschutzgrundverordnung, auditiert und nach ISO 27001 zertifiziert. Externe Ombudsleute sind in ausgewählten Ländern, in denen Zeppelin geschäftlich aktiv ist, bestellt. Über sie ist es möglich, sich vertraulich mit Fragen zum Thema Compliance und insbesondere zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien an eine neutrale und ausgebildete Vertrauensperson zu wenden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Kontaktaufnahme direkt über den verantwortlichen Chief Compliance Officer (CCO) und den Mitarbeitenden der Compliance-Organisation. Sämtliche Wege der Kontaktaufnahme stehen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und sonstigen Dritten gleichermaßen zur Verfügung. Die Prozesse sind in der Konzernrichtlinie „Compliance“ und der Konzernrichtlinie „Hinweisgeberschutz“ dargestellt.

Jeder Hinweisgeber, der das Vorliegen eines Rechtsverstoßes über einen der Meldewege in gutem Glauben meldet, wird geschützt. Das gilt auch dann, wenn sich ein Verdacht nach näherer Untersuchung als unbegründet herausstellt, der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Abgabe des Hinweises aber hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen („gutgläubig/guter Glaube“). Dieser Schutz bedeutet, dass Zeppelin keine Handlung oder Androhung einer Handlung vornehmen wird, die im Zusammenhang mit der Meldung des Hinweisgebers steht und sich zu seinem Nachteil auswirken könnte („Repressalien“). Entsprechend werden weder diesbezüglich arbeitsrechtliche Maßnahmen getroffen noch erfolgt eine Diskriminierung aufgrund der Abgabe des Hinweises in irgendeiner Form. Zeppelin toleriert keine Form der Repressalien oder Benachteiligungen anderer Art gegenüber einem Mitarbeiter, der in Übereinstimmung mit dieser Richtlinie einen Hinweis gemeldet hat. Jede Drohung oder Repressalie dieser Art muss unverzüglich dem Chief Compliance Officer gemeldet werden.

Das Compliance-Schulungskonzept für den gesamten Zeppelin Konzern besteht aus E-Learning-Programmen für alle Mitarbeitenden zu Compliance-Basiswissen und wesentlichen Aussagen des Zeppelin Verhaltenskodex für Business-Ethik und Compliance. Einer ausgewählten Mitarbeitergruppe besonders risikonaher Funktionen, wie z. B. im Einkauf und Vertrieb, wird in einem ergänzenden E-Learning vertieftes Wissen über Korruption, Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sowie Exportkontrolle und Umgang mit Embargos vermittelt. Zur Steigerung der Schulungsquote werden durch das Workday-Learning-Management-System regelmäßig Erinnerungen per E-Mail an Mitarbeitende verschickt, deren Teilnahme noch aussteht. Begleitet wird dies durch zielgerichtet Kommunikationen innerhalb der Strategischen Geschäftseinheiten. Zusätzlich zu den E-Learnings finden Workshops und anlassbedingte Schulungen von Gruppen an den Standorten statt.

Fortschritte 2024

Im Berichtsjahr wurde eine zusätzliche Schulung für Personen in risikobehafteten Funktionen zum Umgang mit Geschäftspartnern („Dealing with business partners“) eingeführt. Die Schulungsinhalte des E-Learnings beinhalten Korruptionsbekämpfung (bei Einkauf, Verkauf und Marketing), Geldwäschebekämpfung und Exportkontrolle und Sanktionen. Darüber hinaus wurde im Berichtsjahr der „Ethical Leadership Boost“ als Live-Schulung für Geschäftsführer, Bereichsleiter und andere Führungskräfte, die ein großes Team leiten, eingeführt. Ziel des Workshops ist es, die Teilnehmer für ethische Konflikte und Compliance-Verstöße zu sensibilisieren und ihnen anhand ihrer bisherigen Erfahrungen zu zeigen, wie sie Dilemma-Situationen am besten lösen können.

Ziele und Kennzahlen

In Abstimmung mit der Konzerngeschäftsführung und im Einklang mit den Konzernrichtlinien wurden nachfolgende Ziele für den Bereich Compliance festgelegt.

Das Monitoring und die Berichterstattung basieren auf jeweils aktuellen Zahlen aus dem Workday-Learning-Management-System, in dem der aktuelle Status der Schulung je Teilnehmer systemseitig dokumentiert wird. Die Kennzahl der Schulungsquote berechnet sich aus dem prozentualen Anteil der Mitarbeitenden, die mindestens einmal die Compliance-Basisschulung absolviert haben, gemessen an allen Mitarbeitenden des Zeppelin Konzerns.

Im Berichtsjahr gab es keine Verstöße gegen Verfahren und Standards zur Bekämpfung von Korruption und Bestechung, somit mussten keine Maßnahmen ergriffen werden.