Compliance

Selbstverständlicher Bestandteil der Führungs- und Unternehmenskultur

Ethische Grundlage für Compliance bei Zeppelin ist die Überzeugung, dass soziales Verantwortungsbewusstsein, Rechtstreue und integres Verhalten den Unternehmenserfolg nachhaltig sichern. Die Einhaltung von Rechtsvorschriften, behördlichen Auflagen und unternehmensinternen Richtlinien ist selbstverständlicher Bestandteil der Führungs- und Unternehmenskultur bei Zeppelin.

Der Zeppelin Konzern hat im Rahmen seines Compliance-Management-Systems verschiedene Prozesse eingerichtet, um Compliance-Verstöße präventiv zu verhindern, aufzudecken und Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Interne Regeln und Richtlinien geben Management und Belegschaft klare Vorgaben an die Hand und erläutern die hinter dem Compliance-Programm stehenden ethischen wie rechtlichen Beweggründe.

Der Zeppelin Verhaltenskodex für Business-Ethik und Compliance beschreibt diese grundlegenden Prinzipien des unternehmerischen Verhaltens – innerhalb des Konzerns, aber auch in Beziehung zu Partnern und der Öffentlichkeit. Im Zusammenhang mit den Partnern von Zeppelin, das heißt Lieferanten, Dienstleistern und Nachunternehmern, hat der Konzern seine Erwartungen im Verhaltenskodex für Lieferanten beschrieben und zugleich als Grundlage für die Zusammenarbeit festgelegt. Bei allen Geschäftsaktivitäten und -beziehungen ist Integrität ein unumstößlicher Unternehmenswert.

Jede Form von Korruption, Bestechung, Erpressung oder Veruntreuung im Geschäftsverkehr oder die Verletzung von Exportkontrollvorschriften und Sanktionen werden abgelehnt. Der Umfang der Compliance-Anforderungen und eine korrekte Verhaltensweise, um diesen zu entsprechen, werden allen Mitarbeitenden anhand von Informationen und in Schulungen nähergebracht. Thematisiert werden nicht nur einzuhaltende Regeln, sondern die frühzeitige Identifikation von Risiken und Verstößen sowie die Abgabe von Hinweisen, um mögliche Missstände abstellen zu können.

Die interne Compliance-Organisation stellt sicher, dass das Compliance-Management-System konzernweit abgestimmt ist und in allen Gesellschaften Ansprechpartner zu Verfügung stehen, an die sich die Mitarbeitenden vertrauensvoll wenden können. Eine gesonderte E-Mail-Adresse für Fragen und Hinweise im Zusammenhang mit Compliance ist ebenfalls eingerichtet.

Außerdem steht das Online-Hinweisgebersystem Trustline zur Verfügung, über das Meldungen in sämtlichen für den Zeppelin Konzern und seine Geschäftspartner relevanten Sprachen eingereicht werden können. Das System bietet die Möglichkeit, sich anonym und vertraulich an den Zeppelin Konzern bzw. die jeweilige Zeppelin Gesellschaft zu wenden. Für die Bereitstellung dieses Meldesystems arbeitet Zeppelin mit einem externen Partner zusammen, der das System ständig aktualisiert, um die Gesetze und Anforderungen der weltweiten Hinweisgeber-Berichterstattung abzubilden. Das System ist konform mit der Datenschutzgrundverordnung, auditiert und nach ISO 27001 zertifiziert.

Externe Ombudsleute sind in ausgewählten Ländern, in denen Zeppelin geschäftlich aktiv ist, bestellt. Über sie ist es möglich, sich vertraulich mit Fragen zum Thema Compliance und insbesondere zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und interner Richtlinien an eine neutrale und ausgebildete Vertrauensperson zu wenden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Kontaktaufnahme direkt über den verantwortlichen Chief Compliance Officer (CCO) und die Mitarbeitenden der Compliance-Organisation. Sämtliche Wege der Kontaktaufnahmen stehen Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und sonstigen Dritten gleichermaßen zur Verfügung.

Fortschritte im Bereich Compliance

Eine Compliance-Unternehmenskultur, in der die Einhaltung rechtlicher und ethischer Verpflichtungen eine Selbstverständlichkeit ist, kann sich nur mit dem notwendigen Wissen und erforderlichen Bewusstsein für Compliance entwickeln. Durch regelmäßige Schulungen informiert das Unternehmen seine Mitarbeitenden und Führungskräfte über Zeppelins Werte, deren Anwendung einen wichtigen Beitrag zu integrer Zusammenarbeit leisten. Ziel ist es, dass der Anteil der Mitarbeitenden mit gültiger Compliance-Schulung über einen rollierenden Zeitraum von vier Jahren größer als 90 Prozent ist.

Das Compliance-Schulungskonzept bei Zeppelin besteht aus Workshops für Management und Mitarbeitende. In ihnen werden die Herausforderungen von Compliance in der Managementverantwortung und das Wertverständnis innerhalb der Zeppelin Unternehmenskultur vermittelt. In ergänzenden E-Learning-Programmen werden darüber hinaus Compliance-Basiswissen und wesentliche Aussagen des Zeppelin Verhaltenskodex für Business-Ethik und Compliance für sämtliche Mitarbeitende (Basisschulung) und Grundlagen der Korruptionsprävention für besonders risikonahe Mitarbeitende, zum Beispiel im Einkauf und Vertrieb, behandelt.

Seit dem Jahr 2021 müssen alle Mitarbeitende das Trainingsmodul „Compliance Basics“ absolvieren. Das Modul klärt über korrektes Verhalten, Korruptionsprävention, Kartellrecht und weitere Themen auf. Dieses Modul ist verpflichtend. Ab dem Jahr 2024 wird zusätzlich das Modul „Umgang mit Geschäftspartnern“ zur Verfügung stehen und sich auf Korruptionsprävention im Einkauf, Vertrieb und Marketing, Prävention von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Exportkontrolle sowie Umgang mit Embargos konzentrieren und richtet sich an ausgewählte risikonahe Gruppen von Mitarbeitenden.

Sämtliche im Geschäftsjahr 2023 eingegangenen Meldungen wurden unverzüglich geprüft, bestätigte Compliance-Verstöße wurden von der Compliance-Organisation in Kooperation mit den betroffenen Fachbereichen, insbesondere der Revision und der Rechtsabteilung, bearbeitet und im Wesentlichen korrigiert.³ Bisher nicht behobene Verstöße aus dem Jahr 2023 befinden sich noch in Bearbeitung. Bei einem Großteil der bei Zeppelin aufgedeckten Verstöße handelte es sich um Vorfälle aus den Bereichen Betrug und Exportkontrollrecht. Sie wurden entweder über Hinweise gemeldet oder sind aufgrund bestehender interner Kontrollen des Compliance-Management-Systems aufgedeckt worden. Alle Fälle haben sich innerhalb des Zeppelin Konzerns zugetragen und bezogen keine Drittparteien mit ein. Sie hatten keine negative Auswirkung auf die wirtschaftliche Stabilität des Unternehmens. In den letzten Jahren wurden keine Fälle von Nichteinhaltung der Gesetze bekannt, die die Verhängung von Bußgeldern, Strafen oder Verfall⁴ zur Folge hatten.

Maßnahmen im Jahr 2023

Ziel der Compliance-Organisation ist es, mit dem Schulungsprogramm (E-Learning) möglichst vielen Mitarbeitenden einen einfachen Einstieg in das Thema Compliance zu ermöglichen. Aus diesem Grund wurde darauf geachtet, ein Lernprogramm mit einer vielfältigen Sprachauswahl anzubieten. Beide E-Learning-Module sind in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Portugiesisch, Russisch, Slowakisch, Tschechisch, Mandarin-Chinesisch und Ukrainisch verfügbar. Zusätzlich sind die Trainingsmodule in einem responsiven Design erstellt und somit auf allen mobilen Geräten abspielbar. Eine Aufschlüsselung der Schulungen nach Region und ein daraus resultierendes Reporting ist seit Einführung eines Learning Management Systems bei Zeppelin möglich. Auf Grundlage dieser Informationen ist eine gezielte Kommunikation geplant, welche die Teilnahmequote erhöhen und zur Erreichung der gesetzten Ziele führen soll.

¹ Zielanpassung gegenüber Vorjahr: Schulungsrate im Bereich Compliance von über 80 % auf über 90 % erhöht.
³ Nicht abgeschlossene Fälle befanden sich zum Zeitpunkt der Berichterstattung noch in Klärung.
⁴ Der Verfall ist eine im strafrechtlichen Kontext vorgesehene Maßnahme zur Vermögensabschöpfung.